Inhuurverzoek als weborder

Heb jij collegaverhuurders die ook SAM gebruiken en bij jou inhuren? Dan kunnen die orders direct als weborder bij jou worden ingeschoten. Zo hoef je nooit meer over te typen uit e-mails en kun je direct aan de slag om de orders aan hen te bevestigen.

Module Inkoop

Deze functie heb je alleen met de module Inkoop. Je zet hem aan via Modules in het menu.

Voorbereiding

Zorg dat je inhuurder het volgende alvast ingevoerd heeft, zodat weborders na de koppeling meteen goed bij je binnenkomen:

Je staat in het relatiebeheer van je inhuurder en bent gemarkeerd als leverancier.
Je staat als inhuurleverancier gekoppeld bij de in te huren artikelen met het juiste artikelnummer. Dat artikelnummer wordt gebruikt om de juiste artikelen in te schieten bij weborder.

Jouw inhuurders beheren

Als leverancier bepaal je zelf wie inhuurverzoeken als weborder bij jou mag inschieten. Zo geef je een inhuurder toestemming:

Ga naar Instellingen > Externe koppelingen en open API-gebruikers.
Klik op API-gebruiker toevoegen.
Geef de gebruiker een naam. Gebruik alleen letters, cijfers en underscores, anders werkt de koppeling niet.
Kies bij de rechten minimaal Weborders plaatsen.

Scherm Koppelingen, tab API-gebruikers, met de knop API-gebruiker toevoegen

Klik op 'Opslaan'. Er wordt op dat moment automatisch een Client secret voor je gegenereerd, dat je inhuurder nodig heeft om weborders bij je aan te kunnen maken.
Geef vervolgens aan je inhuurder de volgende gegevens door:
- De URL van jouw SAM-omgeving
- Client ID
- Client secret

Zodra je inhuurder je gegevens heeft gekoppeld, komen al zijn/haar inhuurverzoeken als reguliere aanvraag bij je binnen in SAM. Je ontvangt daarnaast nog steeds de e-mails van de (aangepaste) inhuurverzoeken zoals voorheen. Ook goed om te weten: wijzigingen worden op dit moment niét automatisch verwerkt.

SAM omgeving van leverancier koppelen

Heb je van jouw inhuurleverancier bovenstaande gegevens ontvangen? Dan sla je die als volgt op:

Ga naar Relatiebeheer en klik een leverancier aan.
Zorg dat het vinkje 'Is leverancier' aan staat.
Klik op 'SAM-omgeving koppelen'

Vul de gegevens van de SAM omgeving van je leverancier in. Als je leverancier ook SAM gebruikt, kun je deze gegevens bij je leverancier opvragen.

Wordt het vinkje groen (De gegevens zijn correct)? Klik dan op Opslaan.

Mail je daarna een inhuurorder aan deze leverancier via de tab Documenten? Dan komt de order ook meteen als weborder in de SAM-omgeving van je leverancier. Daar is geen aparte knop voor.