E-mailteksten en afzenders instellen

Verstuur je offertes, orders en facturen met een vaste mailtekst en de juiste afzender.

Je stelt per soort document één keer het onderwerp, de tekst en de afzender in. SAM vult de tekst bij het versturen aan met gegevens uit het project, zoals de naam van je klant en het documentnummer.

Ga naar Instellingen > E-mailteksten. Het scherm E-mail teksten opent.

• Elk document heeft een eigen tab, zoals Offerte, Order, Factuur, Pakbon en Servicedesk. Welke tabs je ziet, hangt af van je SAM.
• Op sommige tabs staan meer teksten onder elkaar. Op Factuurherinnering staan bijvoorbeeld de eerste, tweede en laatste herinnering. Op Factuur staat een tekst per betaalmethode.
• Rechts op elke tab staat de lijst Mogelijke placeholders. Die kun je in die tab gebruiken.
• Klik rechtsboven op Opslaan om je wijzigingen te bewaren. Dit geldt voor alle tabs tegelijk.

1. Klik op de tab van het document, bijvoorbeeld Factuur.
2. Vul onder Afzender het E-mailadres en de Naam in die je klant als afzender ziet.
3. Vul eventueel bij CC of BCC een adres in dat bij elke mail van dit document een kopie krijgt. Bijvoorbeeld je eigen administratie.
4. Vink eventueel PDF-bijlagen samenvoegen achter het document aan. Je klant krijgt dan één PDF: eerst het document, daarna je PDF-bijlagen.
5. Klik op Opslaan.

Laat je de afzender leeg? Dan gebruikt SAM het e-mailadres en de bedrijfsnaam uit Bedrijfsgegevens instellen.

1. Vul bij Onderwerp de onderwerpregel in, bijvoorbeeld Offerte [documentnummer] - [projectnaam].
2. Schrijf de mailtekst in het tekstvak eronder. Met de knoppen boven het tekstvak maak je tekst vet, maak je een lijst of voeg je een link toe.
3. Typ een placeholder uit de lijst rechts op de plek waar een gegeven moet komen, bijvoorbeeld [aanhef] [achternaam].
4. Klik op Opslaan.

Placeholders werken in het onderwerp en in de tekst. Wat elke placeholder invult, lees je in Placeholders in e-mailteksten.

Stuur je altijd hetzelfde bestand mee, zoals je algemene voorwaarden? Voeg het dan toe als vaste bijlage.

1. Klik onder Bijlagen op Bladeren en kies een of meer bestanden.
2. Klik op Opslaan. De bestanden staan nu bij Toegevoegde bijlagen:.

• Klik op het PDF-icoon om een bijlage te bekijken.
• Klik op de prullenbak om een bijlage te verwijderen. Bevestig de vraag en klik daarna op Opslaan.

Boven de tabs kies je voor welke taal je de teksten bewerkt: Nederlands, Engels, Duits of Frans. SAM gebruikt bij het versturen de tekst in de correspondentietaal van het project of de relatie.

Heb je vestigingen? Dan staat er ook een keuzelijst met Geen vestiging. Kies een vestiging om voor die vestiging eigen teksten te maken. Met Geen vestiging bewerk je de algemene teksten.

Wissel je van taal of vestiging? Klik dan eerst op Opslaan. Anders ben je je wijzigingen kwijt.

Op de tab Servicedesk maak je standaardteksten die je zelf kiest als je een klant mailt, bijvoorbeeld een bedankje of een herinnering. Elke tekst heeft een Naam en een Emailtekst. Klik op het potlood om een tekst aan te passen of op de prullenbak om hem te verwijderen. Onderaan de lijst voeg je een nieuwe tekst toe.

Hoe je ze gebruikt, lees je in Een klant mailen met een standaardtekst.

• De algemene handtekening stel je in bij Instellingen > Bedrijfsinformatie, veld Handtekening. Zie Bedrijfsgegevens instellen.
• Een persoonlijke handtekening stel je in bij Mijn profiel. Die gaat voor de algemene handtekening.
• Zet [behandeld_door] of [logo] in de handtekening voor de naam van je collega of je logo.

Laatst bijgewerkt: 28 september 2026