Automatisch factureren
Laat SAM de facturen van een doorlopend contract elke periode zelf maken en versturen.
Je zet het één keer aan per project. Daarna maakt SAM elke factuurperiode de factuur en mailt die naar je klant. Zo hoef je terugkerende facturen voor een abonnement of vaste verhuur niet meer met de hand te maken.
Wat je eerst invult
Automatisch factureren kan alleen bij een project van het type Doorlopend contract. Controleer vooraf deze gegevens in het project:
- Tabblad Financieel, blok Betaling: Factuurperiode (bijvoorbeeld Per maand), Betaalmethode eerste factuur, Betaalmethode en Betalingsconditie.
- Tabblad Algemeen, blok Factuurgegevens: E-mail factuur. Daar stuurt SAM de factuur naartoe. Is dit leeg? Dan gebruikt SAM het e-mailadres van de contactpersoon.
- De huurperiode moet een begindatum hebben. Vanaf die datum telt SAM de factuurperiodes.
Kies je bij Betaalmethode voor Automatische incasso? Dan moet je ook IBAN, BIC en Rekeninghouder invullen. Zonder die gegevens krijg je een melding en start automatisch factureren niet.
Automatisch factureren starten
- Open het project.
- Ga naar het tabblad Financieel.
- Controleer de gegevens in het blok Betaling.
- Klik in het blok Automatisch factureren op Start automatisch factureren.
De melding verandert in Dit project wordt automatisch gefactureerd als order is bevestigd. Zie je het blok Automatisch factureren niet? Dan is het project geen doorlopend contract. Zie je het blok wel, maar geen knop? Dan mag je het tabblad Financieel niet bewerken.
Wanneer SAM de factuur maakt
SAM maakt per factuurperiode één factuur. Het moment hangt af van de Betalingsconditie:
- Betaling bij start factuurperiode: de factuur komt aan het begin van de periode.
- Betaling bij einde factuurperiode: de factuur komt aan het eind van de periode.
SAM maakt de factuur, zet de PDF klaar en mailt hem naar je klant. Heb je een koppeling met je boekhoudpakket? Dan schiet SAM de factuur daar ook in. Je vindt elke factuur terug op het tabblad Documenten van het project.
Is de huurperiode afgelopen? Dan wordt de laatste factuur een eindfactuur.
Instellingen voor automatisch factureren
Ga naar Instellingen > Projecten > tabblad Facturatie & Herinneringen. In het blok Automatisch factureren vind je:
| Instelling | Wat het doet |
| Factuurdatum ... dagen voor start factuurperiode | SAM maakt en verstuurt de factuur zoveel dagen eerder. |
| E-mailadres rapportage | Elke dag krijg je hier een overzicht van de automatisch gemaakte facturen. |
| Minimale projectstatus eindfactuur aanmaken | Koppelt de eindfactuur aan een projectstatus. Leeg: elke factuur na de huurperiode is een eindfactuur. |
| Eindfactuur aanmaken ... dagen na einde huurperiode | SAM wacht zoveel dagen met de eindfactuur. |
Klik bovenaan op Opslaan. Werk je met automatische incasso? Stuur de factuur dan een paar dagen eerder. Tussen de incasso-opdracht en de afschrijving zit vaak wat tijd.