Welke factuur kies je?
In het blok Facturen op de tab Documenten staan drie knoppen. De proforma factuur heeft een eigen blok.
| Knop | Wanneer gebruik je hem? |
|---|---|
| Nieuwe factuur | Je factureert de orderregels van het project. |
| Nieuwe aanbetaling | Je vraagt vooraf een deel van het bedrag. |
| Nieuwe losse factuur | Je factureert een vrij bedrag met eigen omschrijving, los van de orderregels. |
| Nieuwe proforma factuur | Je stuurt eerst een voorbeeldfactuur, zonder factuurnummer. |
Een factuur maken
- Open het project en ga naar de tab Documenten.
- Klik in het blok Facturen op Nieuwe factuur. Het venster Maak factuur opent.
- Controleer de Betaalmethode en de datums.
- Vul eventueel Reeds voldaan en Referentie in.
- Kijk of Is eindfactuur goed staat.
- Typ eventueel een Documenttekst. Die komt op de factuur.
- Klik op Ok. SAM slaat het project op en maakt de factuur.
Daarna mail je de factuur met het envelop-icoon. Hoe dat werkt, lees je in Werken met projectdocumenten.
Velden in het venster Maak factuur
| Veld | Wat doet het? |
|---|---|
| Betaalmethode | Kies uit Online betalen, Automatische incasso, Handmatige overboeking, Contant betalen, PIN of PIN/contant betalen. SAM neemt de betaalmethode van het project over. |
| Factuurperiode | Alleen bij een doorlopend contract. Zie hieronder. |
| Factuurdatum | De dagtekening. Staat standaard op vandaag. |
| Vervaldatum | Factuurdatum plus de Betaaltermijn van de relatie. Heeft de relatie geen betaaltermijn? Dan gebruikt SAM het aantal dagen uit de instellingen (zie hieronder). Je kunt de datum aanpassen. |
| Reeds voldaan | Het bedrag dat de klant al betaald heeft. |
| Referentie | Bijvoorbeeld het ordernummer van de klant. SAM neemt de referentie van het project over. |
| Is eindfactuur | Staat aan als de huurperiode (of bij verkoop de leverdatum) voorbij is. Een eindfactuur krijgt de e-mailtekst voor eindfacturen. Bij versturen zet SAM de projectstatus door. |
| Subtotalen bij secties tonen | Vink Tonen aan voor een subtotaal onder elke sectie op de factuur. |
| Documenttekst | Vrije tekst op de factuur. |
Heb je emballage-artikelen in het project? Dan zie je ook Emballage doorbelasten. Zijn er templatevarianten ingesteld? Dan kies je ook een variant.
Online betalen en incasso via een betaalprovider
Heb je een betaalprovider gekoppeld (Buckaroo of Mollie)? Dan lopen Online betalen en Automatische incasso via die provider.
- Bij Online betalen en Automatische incasso zie je geen veld Reeds voldaan. De provider houdt de betaling bij.
- Bij Online betalen zie je wel het vinkje Reeds volledig voldaan. Vink het aan als de klant al alles betaald heeft.
- Werk je met Mollie? Dan kun je Automatische incasso alleen kiezen als de klant een machtiging heeft. Zonder machtiging kiest SAM Online betalen.
Je koppelt een betaalprovider in de instellingen, op de tab Betalingsdienst.
Waar komt de standaard vervaldatum vandaan?
Heeft de relatie geen Betaaltermijn? Dan telt SAM het aantal dagen op dat bij Eerste herinnering wordt staat. Je vindt dat via Instellingen > Projecten > tab Facturatie & Herinneringen, onder Factuurherinneringen.
Een losse factuur gebruikt altijd dit aantal dagen, ook als de relatie een betaaltermijn heeft.
Een aanbetaling of losse factuur maken
Nieuwe aanbetaling opent het venster Maak aanbetalingsfactuur. Vul bij Bedrag in hoeveel de klant vooraf betaalt. Het veld staat eerst op het totaal van het project. Is eindfactuur en Subtotalen bij secties tonen staan niet in dit venster.
Nieuwe losse factuur opent een venster met Omschrijving, Bedrag, BTW, Betaalmethode, de datums en Documenttekst. Heb je een boekhoudkoppeling? Dan kies je ook een Grootboekrekening. Het bedrag mag negatief zijn.
Een proforma factuur maken en omzetten
- Klik in het blok Proforma facturen op Nieuwe proforma factuur.
- Vul in het venster Maak proforma factuur de datums en eventueel een Documenttekst in.
- Klik op Ok en mail de proforma naar je klant.
- Is de klant akkoord? Klik bij de proforma op de drie puntjes (...) en kies Factuur maken.
- Controleer het venster Maak factuur en klik op Ok.
Factuurperiode bij een doorlopend contract
Bij een doorlopend contract kies je bij Factuurperiode een datum. SAM toont de Geselecteerde periode die bij die datum hoort.
- Staat er "Voor deze periode is al een factuur aangemaakt. Kies een andere periode."? Kies dan een andere datum.
- Maak je de factuur van een proforma? Dan neemt SAM de periode van de proforma over. Je kunt hem niet wijzigen.
Wil je dat SAM elke periode zelf factureert? Lees dan Automatisch factureren.
Factuurnummer
SAM geeft elke factuur en creditfactuur automatisch een nummer. Het nummer begint met de laatste twee cijfers van het jaar, gevolgd door vijf cijfers. Bijvoorbeeld 2600002.
Wil je met een ander nummer beginnen? Vul dan Factuur startnummer in via Instellingen > Projecten > tab Facturatie & Herinneringen.
Wat je daarna in de factuurrij ziet
| Kolom | Wat kun je ermee? |
|---|---|
| Voldaan | Het betaalde bedrag. Ga er met je muis over en klik op het potloodje om het aan te passen. Niet bij Online betalen of Automatische incasso. |
| Betaalmethode | Ga er met je muis over en klik op het potloodje om een andere methode te kiezen. |
| Betaalstatus | Klik op het bolletje voor de status: Niet voldaan, Nog niet voldaan of Volledig voldaan. |
| Verzonden | De datum waarop je de factuur hebt gemaild, of Niet verzonden. |
Heb je een boekhoudkoppeling? Dan staan in het menu ... ook Factuur inschieten en Betaalstatus ophalen. Verstuur je via Peppol? Dan zie je ook de kolom Peppolstatus.
Een factuur verwijderen
Klik bij de factuur op de drie puntjes (...) en kies Verwijderen. Staat Verwijderen grijs? Dan kan het niet. Dat is zo als:
- de factuur niet het hoogste factuurnummer van dit jaar heeft,
- de factuur al in je boekhouding is ingeschoten, of
- de factuur al via Peppol is verstuurd.
Wil je een factuur terugdraaien die je niet meer kunt verwijderen? Maak dan een creditfactuur. Lees Een factuur crediteren.
Lukt het maken van een factuur niet?
- Zie je Geen factuurregels? Dan zijn er geen orderregels om te factureren. Het project is leeg of alles is al gefactureerd.
- Zie je dat de balans van de facturen ongelijk is? Crediteer dan eerst de vorige factuur.
- Zie je "Let op: dit project is al gefactureerd."? Dan kun je sommige velden van het project niet meer bewerken.