Een herinnering met de hand versturen
- Open het project en ga naar de tab Documenten.
- Klik in het blok Facturen bij de factuur op de drie puntjes (...).
- Kies Herinnering versturen. Het venster Document versturen opent.
- Kies bij Type herinnering welke herinnering je stuurt.
- Kies bij Vervaldatum tot wanneer je klant nog kan betalen.
- Controleer de Ontvangers en het Mailbericht.
- Klik op Versturen.
De mail staat daarna op de tab E-mails van het project.
Type herinnering
| Type | Wanneer? |
|---|---|
| Eerste herinnering | Een vriendelijke herinnering na de vervaldatum. |
| Tweede herinnering | De klant heeft na de eerste herinnering nog niet betaald. |
| Laatste herinnering | De laatste stap voordat je andere actie onderneemt. |
Het type bepaalt de kop van de PDF en de e-mailtekst. Die e-mailteksten stel je zelf in bij de e-mailteksten in de instellingen.
Automatisch herinneren aanzetten
- Ga naar Instellingen > Projecten en open de tab Facturatie & Herinneringen.
- Vink onder Factuurherinneringen het vakje Factuurherinneringen automatisch sturen aan.
- Vul bij elke stap het aantal dagen in (zie de tabel hieronder).
- Sla de instellingen op.
| Instelling | Wat betekent het? |
|---|---|
| Eerste herinnering wordt ... dagen na de factuurdatum verstuurd | SAM gebruikt dit aantal dagen ook als standaard betaaltermijn voor de vervaldatum. |
| Tweede herinnering wordt ... dagen na de eerste herinnering verstuurd | Wachttijd na de eerste herinnering. |
| Laatste herinnering wordt ... dagen na de tweede herinnering verstuurd | Wachttijd na de tweede herinnering. |
| Laatste herinnering verloopt na ... dagen | Daarna stuurt SAM geen herinneringen meer voor die factuur. |
Voor welke facturen gaat een automatische herinnering uit?
SAM stuurt alleen een automatische herinnering als:
- je de factuur al naar de klant hebt gemaild,
- de vervaldatum voorbij is,
- de factuur nog niet volledig betaald is, en
- het project niet geannuleerd is.
Voor creditfacturen gaan geen herinneringen uit.
Staat bij Automatisch factureren het veld E-mailadres rapportage? Vul daar een adres in. Je krijgt dan elke dag een overzicht van de automatisch verstuurde herinneringen.
Één factuur uitsluiten
Wil je voor één factuur geen automatische herinnering?
- Klik bij de factuur op de drie puntjes (...).
- Kies Niet automatisch herinneren.
Naast de datum in de kolom Verzonden staat dan een doorgestreept belletje. Wil je toch weer herinneren? Kies dan in hetzelfde menu Automatisch herinneren.
Zie je deze keuzes niet in het menu? Dan staat Factuurherinneringen automatisch sturen uit.
Zien welke herinneringen zijn verstuurd
Ga in het menu naar Facturen. Open links het filter Betalingsdeadline. Vink daar 1e herinnering verstuurd, 2e herinnering verstuurd of Laatste herinnering verstuurd aan.
Combineer dit met Niet/gedeeltelijk voldaan onder Factuurstatus. Dan zie je welke facturen na een herinnering nog openstaan.
