Factuurherinneringen
Stuur handmatig factuurherinneringen naar je klanten of maak gebruik van automatische factuurherinneringen.
Factuurherinnering versturen
Heb je een factuur aangemaakt, dan kun je daarvoor handmatig een factuurherinnering versturen.
- Open daarvoor het project en ga naar het tabblad Documenten.
- Scroll naar beneden totdat je de facturen in beeld hebt.
- Klik achter de factuur waarvoor je een herinnering wilt versturen op de drie bolletjes voor meer opties.
- Klik op 'Herinnering versturen'.
Er opent nu een scherm waarin je een type herinnering in kunt stellen, een vervaldatum kunt kiezen en een e-mail kunt typen. SAM heeft drie factuurherinneringen: eerste herinnering, tweede herinnering en laatste herinnering. Het geselecteerde type bepaalt de tekst bovenaan de pdf van de factuurherinnering en de gebruikte e-mailtekst.
Bij de herinnering stel je tevens een vervaldatum in, om aan te geven hoe lang de klant de tijd heeft om de factuur alsnog te betalen voordat er opnieuw actie wordt ondernomen.
Klik onderaan het scherm op 'Versturen' om de factuurherinnering te versturen. Je kunt de verzonden mail en de bijbehorende PDF vervolgens terugvinden op het tabblad 'E-mails' van het project.
Klik onderaan het scherm op 'Versturen' om de factuurherinnering te versturen. Je kunt de verzonden mail en de bijbehorende PDF vervolgens terugvinden op het tabblad 'E-mails' van het project.
Automatische factuurherinneringen inschakelen
Verlies onbetaalde facturen niet meer uit het oog met automatische factuurherinneringen. Je kunt deze herinneringen aanzetten en instellen via Instellingen > Projecten > Tabblad Facturatie & herinneringen.
Bij de instellingen voor automatische factuurherinneringen geef je tevens aan hoe lang mensen de tijd hebben om de factuur alsnog te betalen nadat de herinnering verstuurd is.
In bovenstaand voorbeeld krijgen klanten na de eerste herinnering 5 dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen. Doen zij dat niet, dan wordt de tweede herinnering verstuurd. Blijft betaling uit, dan ontvangen zij na 5 dagen de laatste herinnering. 5 dagen na de laatste herinnering komt ook die te vervallen en worden er geen herinneringsmails meer verstuurd.
In bovenstaand voorbeeld krijgen klanten na de eerste herinnering 5 dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen. Doen zij dat niet, dan wordt de tweede herinnering verstuurd. Blijft betaling uit, dan ontvangen zij na 5 dagen de laatste herinnering. 5 dagen na de laatste herinnering komt ook die te vervallen en worden er geen herinneringsmails meer verstuurd.
Rapportage
Stel via Instellingen > Projecten > Tabblad Facturatie & herinneringen een rapportage e-mailadres in om dagelijks rapportages te ontvangen voor facturen waarvoor automatisch factuurherinneringen zijn verstuurd.
Klant uitsluiten
Maak je gebruik van automatische factuurherinneringen, dan kun je specifieke klanten van deze herinneringen uitsluiten. Ga daarvoor in SAM naar relatiebeheer en open de desbetreffende klant.
Vink vervolgens op het tabblad Gegevens onder het kopje Betaling 'Uitsluiten van automatische factuurherinneringen' aan en klik onderaan de pagina op 'Opslaan'. Voor facturen van deze klant worden nu geen automatische herinneringen meer gestuurd.
Factuur uitsluiten
Worden voor een klant wel automatische herinneringen verstuurd, dan kun je altijd individuele facturen uitsluiten. Dat doe je door in het project naar het tabblad 'Documenten' te gaan, achter de desbetreffende factuur op de bolletjes te klikken en vervolgens te klikken op 'Niet automatisch herinneren'.
Er verschijnt vervolgens een belletje met een steep erdoor achter de datum waarop de factuur is verzonden om aan te geven dat deze factuur geen herinneringen krijgt. Je kunt de blokkering opheffen door weer op de bolletjes te klikken en 'Automatisch herinneren' aan te klikken.
Heb je bovengenoemde opties niet? Controleer dan of automatisch herinneren heb ingeschakeld via de instellingen van SAM.
Aantal herinneringen inzien
Ga in het menu naar Facturen om een overzicht te krijgen van alle facturen die vanuit SAM verstuurd zijn. Je kunt in dit overzicht filteren op het stadium van factuurherinneringen.
Onderstaand filtervoorbeeld toont alle facturen die nog niet (volledig) zijn voldaan en waarvoor de tweede factuurherinnering al verstuurd is.
Onderstaand filtervoorbeeld toont alle facturen die nog niet (volledig) zijn voldaan en waarvoor de tweede factuurherinnering al verstuurd is.
Let op: vink je meerdere opties aan, dan worden alle projecten getoond die aan één van de aangevinkte opties voldoen. Het overzicht toont dus niet alleen de projecten die aan alle aangevinkte opties voldoen.