Werken met projectdocumenten
Open, print, mail of verwijder je offertes, facturen en bonnen vanuit je project.
Wil je een document als PDF bekijken, printen of opslaan, naar je klant mailen of weer verwijderen? Op deze pagina lees je hoe dat werkt. Het werkt voor elk soort projectdocument op dezelfde manier.
Je documenten vinden
- Ga naar Projectbeheer > Projectoverzicht en open het project.
- Klik op de tab Documenten.
Je ziet een blok per soort document, zoals Offertes, Orderbevestigingen, Facturen en Pakbonnen. Onder elk blok staat een knop om een nieuw document te maken, bijvoorbeeld Nieuwe offerte. Rechts naast elk document staan een PDF-icoon, een envelop en een menu met drie puntjes (...).
Wat je invult in het venster Document versturen
| Aan | Kies uit de e-mailadressen van het project. SAM vinkt er vaak al een aan. Bij een offerte of orderbevestiging is dat de contactpersoon van het project, bij een factuur het factuur-e-mailadres van de relatie. Bij een raaplijst kies je uit de e-mailadressen van je collega's. |
| CC en BCC | Kies een adres uit de lijst of typ het in het vrije veld eronder. Meer adressen? Scheid ze met een komma of puntkomma. CC en BCC zijn al gevuld als je die adressen hebt ingesteld bij de e-mailtekst van dit soort document. |
| Mailbericht | Onderwerp en tekst komen uit de e-mailtekst die bij dit soort document hoort. Je kunt ze hier voor deze ene mail aanpassen. |
| Bijlagen | Onder Wordt automatisch meegestuurd staat het document zelf. Heeft het project eigen bijlages op de tab Notities & bijlages? Dan kun je die hier aanvinken. |
Na het versturen zie je de melding De e-mail is succesvol verzonden.
Een document verwijderen
- Klik rechts naast het document op de drie puntjes (...).
- Kies Verwijderen.
- Klik in het venster Projectdocument verwijderen op Ja.
Zie je de drie puntjes niet? Dan heb je geen rechten om documenten te verwijderen.
Is Verwijderen grijs bij een factuur? Dan kan de factuur niet meer weg. Dat is zo als hij niet de laatste factuur in de nummerreeks is, als hij al in je boekhouding is ingeschoten of als hij al via Peppol is verstuurd. Wil je de factuur dan terugdraaien? Maak een creditfactuur, lees Een factuur crediteren.
Logo, voorwaarden en teksten aanpassen
Je logo, contactinformatie, voettekst en condities en voorwaarden stel je voor al je documenten tegelijk in bij Instellingen > Documenten & labels. Hoe dat gaat, lees je bij Projectdocumenten. De tekst van de mails pas je aan bij Instellingen > E-mailteksten.