Relaties importeren: alle kolommen
Zet al je klanten en leveranciers in één keer in SAM met een Excelbestand.
Hier zie je welke kolommen het bestand moet hebben, in de juiste volgorde, en wat je in elke kolom invult. Hoe je het bestand inlaadt, lees je in Gegevens importeren.
Zo is het bestand opgebouwd
- Begin altijd met een export via Relatiebeheer > Exporteren. Dan kloppen de tabbladen, de kolommen en je extra velden meteen. Filter eerst op één relatie als je alleen de opbouw nodig hebt.
- Het bestand heeft precies 2 tabbladen: eerst Bedrijven, dan Personen. Houd deze volgorde aan.
- De kolomnamen staan in rij 3. Je gegevens beginnen in rij 4.
- Verander geen kolomnamen en zet de kolommen niet in een andere volgorde.
- Schrijf keuzewaarden precies zoals in de tabel met keuzewaarden onderaan.
Tabblad Bedrijven
| Kolom | Naam | Wat vul je in? | Verplicht |
|---|---|---|---|
| A | Relatienummer | Een uniek relatienummer | Ja |
| B | Bedrijfsnaam | De naam van het bedrijf | Ja |
| C | KvK-nummer | Het KvK-nummer | Nee |
| D | BTW-nummer | Het btw-nummer | Nee |
| E | Correspondentietaal | Zie keuzewaarden. Leeg is Nederlands. | Nee |
| F t/m J | Postcode, Straat, Huisnummer, Plaats, Land | Het bezoekadres. Bij Land de naam, bijvoorbeeld Nederland. | Nee |
| K t/m O | Postcode, Straat, Huisnummer, Plaats, Land | Het factuuradres. Alleen als het afwijkt van het bezoekadres. | Nee |
| P | E-mail factuur | Het adres waar facturen heen gaan | Nee |
| Q | Betaalmethode | Zie keuzewaarden. Leeg is Handmatige overboeking. | Nee |
| R | Betalingsconditie | Zie keuzewaarden | Ja |
| S | Betaaltermijn | Een getal | Nee |
| T | IBAN | Het rekeningnummer | Nee |
| U | BIC | De BIC. Leeg? Dan zoekt SAM hem op bij de IBAN. | Nee |
| V | Rekeninghouder | De tenaamstelling van de rekening | Nee |
| W | Kortingspercentage | De relatiekorting in procenten, bijvoorbeeld 7,5 | Nee |
| X | Kortingsgroep | De naam van een bestaande kortingsgroep | Nee |
| Y | Telefoonnr. 1 | Het eerste telefoonnummer | Nee |
| Z | Telefoonnr. 2 | Het tweede telefoonnummer | Nee |
| AA | E-mailadres algemeen | Het algemene e-mailadres | Nee |
| AB | Levering | Zie keuzewaarden | Ja |
Contactpersonen en notities bij bedrijven
Vanaf kolom AC staan de contactpersonen van het bedrijf. Elke contactpersoon heeft een blok van 9 kolommen, in deze volgorde:
| Naam | Wat vul je in? |
|---|---|
| Aanhef | Dhr., Mevr. of Dhr./Mevr. |
| Voornaam | De voornaam |
| Tussenvoegsel | Het tussenvoegsel |
| Achternaam | De achternaam |
| Geboortedatum | De datum, bijvoorbeeld 25-03-1980 |
| Telefoonnummer | Het telefoonnummer |
| E-mailadres | Het e-mailadres |
| Legitimatiebewijs | Zie keuzewaarden. Leeg is Geen legitimatie. |
| Documentnummer | Het nummer van het legitimatiebewijs |
Een export heeft ruimte voor 4 contactpersonen. Een contactpersoon zonder naam, telefoonnummer en e-mailadres slaat SAM over. Na de contactpersonen volgt de kolom Notities. Daarna volgt een kolom per extra veld voor bedrijven, met de code van het extra veld als kolomnaam.
Tabblad Personen
| Kolom | Naam | Wat vul je in? | Verplicht |
|---|---|---|---|
| A | Relatienummer | Een uniek relatienummer | Ja |
| B | Aanhef | Dhr., Mevr. of Dhr./Mevr. | Nee |
| C | Voornaam | De voornaam | Nee |
| D | Tussenvoegsel | Het tussenvoegsel | Nee |
| E | Achternaam | De achternaam | Nee |
| F | Geboortedatum | De datum, bijvoorbeeld 25-03-1980 | Nee |
| G | Correspondentietaal | Zie keuzewaarden. Leeg is Nederlands. | Nee |
| H t/m L | Postcode, Straat, Huisnummer, Plaats, Land | Het adres. Bij Land de naam, bijvoorbeeld Nederland. | Nee |
| M | E-mail factuur | Het adres waar facturen heen gaan | Nee |
| N | Telefoonnr. 1 | Het eerste telefoonnummer | Nee |
| O | Telefoonnr. 2 | Het tweede telefoonnummer | Nee |
| P | E-mailadres algemeen | Het algemene e-mailadres | Nee |
| Q | Kortingspercentage | De relatiekorting in procenten | Nee |
| R | Kortingsgroep | De naam van een bestaande kortingsgroep | Nee |
| S | Betaalmethode | Zie keuzewaarden. Leeg is Handmatige overboeking. | Nee |
| T | Betalingsconditie | Zie keuzewaarden | Ja |
| U | Betaaltermijn | Een getal | Nee |
| V | IBAN | Het rekeningnummer | Nee |
| W | BIC | De BIC. Leeg? Dan zoekt SAM hem op bij de IBAN. | Nee |
| X | Rekeninghouder | De tenaamstelling van de rekening | Nee |
| Y | Legitimatiebewijs | Zie keuzewaarden. Leeg is Geen legitimatie. | Nee |
| Z | Documentnummer | Het nummer van het legitimatiebewijs | Nee |
| AA | Notities | Notities bij de relatie | Nee |
| AB | Levering | Zie keuzewaarden | Ja |
Vanaf kolom AC volgt een kolom per extra veld voor personen, met de code van het extra veld als kolomnaam.
Keuzewaarden
| Kolom | Mogelijke waarden |
|---|---|
| Betaalmethode | Online betalen, Automatische incasso, Handmatige overboeking, Contant betalen, PIN, PIN/contant betalen |
| Betalingsconditie | Betaling voor levering, Betaling bij levering, Betaling op rekening, Betaling bij start factuurperiode, Betaling bij einde factuurperiode |
| Levering | Zelf halen/brengen, Transport op afspraak, Flexibel transport, Intern transport |
| Correspondentietaal | Nederlands, Engels, Duits, Frans |
| Aanhef | Dhr., Mevr., Dhr./Mevr. |
| Legitimatiebewijs | Geen legitimatie, Identiteitskaart, Paspoort, Rijbewijs, Vreemdelingendocument |